Na pewnym etapie rozwoju firmy – najczęściej w związku ze wzrostem skali działalności lub planami inwestycyjnymi – wielu przedsiębiorców rozważa zmianę formy prowadzenia biznesu z jednoosobowej działalności gospodarczej na spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością. Decyzja ta zazwyczaj podyktowana jest potrzebą ograniczenia ryzyka osobistego, ułatwienia pozyskiwania kapitału, a także poprawy wizerunku firmy w relacjach z kontrahentami i instytucjami finansowymi. Przekształcenie działalności w spółkę z o.o. to jednak procedura sformalizowana, wymagająca starannego przygotowania i znajomości przepisów. W niniejszym artykule wyjaśniamy krok po kroku, kiedy przekształcenie JDG w spółkę z o.o. ma sens, jak przebiega cały proces, jakie są jego koszty i na co szczególnie uważać.
W myśl art. 551 § 5 Kodeksu spółek handlowych przedsiębiorca będący osobą fizyczną wykonującą we własnym imieniu działalność gospodarczą w rozumieniu ustawy Prawo przedsiębiorców może przekształcić formę prowadzonej działalności w jednoosobową spółkę kapitałową – spółkę przekształconą.
Przekształcenie jednoosobowej działalności gospodarczej w spółkę z o.o. to proces uregulowany w art. 5841–58413 Kodeksu spółek handlowych. Nie polega on na likwidacji starej firmy i zakładaniu nowej, lecz na płynnej zmianie formy prawnej, dzięki czemu spółka wstępuje w prawa i obowiązki dotychczasowego przedsiębiorcy.
Istotą przekształcenia jest zmiana formy prawnej, w której funkcjonuje dany podmiot. Podmiot przekształcany nie jest traktowany jako podmiot likwidowany, gdyż prowadzona przez niego działalność, przy wykorzystaniu tego samego majątku, będzie kontynuowana w innej formie prawnej.
Umowy z kontrahentami, koncesje, zezwolenia, a także stosunki pracy z zatrudnionymi pracownikami – wszystko to przechodzi na nowy podmiot automatycznie, na zasadzie sukcesji uniwersalnej.
Zamiast formalności związanych z założeniem spółki kapitałowej i przeniesieniem na nią firmy, praw związanych z ochroną znaku towarowego oraz praw i obowiązków wynikających z umów, przedsiębiorca może wszcząć proces transformacyjny, w wyniku którego przeniesie ogół praw i obowiązków, jak również firmę oraz numery identyfikacyjne na nowo powstałą spółkę, która będzie kontynuacją biznesu w zmienionej formie organizacyjnej.
Warto jednak pamiętać o jednym istotnym aspekcie podatkowym. Osoba, która do tej pory prowadziła działalność gospodarczą nadal odpowiada za długi podatkowe. Nowo powstała spółka z o.o. odpowiada na zasadzie solidarności z JDG za te długi. Natomiast jeśli chodzi o prawa, np. do zwrotu podatku, zostają one przejęte przez spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością.
Przekształcenie działalności w spółkę z o.o. nie jest rozwiązaniem dla każdego. Decyzja powinna być poprzedzona rzetelną analizą sytuacji prawnej, finansowej i podatkowej przedsiębiorcy. Poniżej przedstawiamy najważniejsze przesłanki, które przemawiają za zmianą formy prowadzenia działalności.
Z czasem biznes rośnie, pojawiają się większe kontrakty, a wraz z nimi większe ryzyko. I tu pojawia się fundamentalny problem jednoosobowej działalności – przedsiębiorca odpowiada za zobowiązania firmy całym swoim majątkiem osobistym. Mieszkanie, samochód, oszczędności – wszystko może zostać zajęte przez wierzycieli w razie problemów finansowych firmy. Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością rozwiązuje ten problem, bo odpowiedzialność wspólnika jest co do zasady ograniczona do wysokości wniesionych wkładów.
Przekształcenie umożliwia także łatwiejsze pozyskiwanie kapitału, na przykład poprzez wprowadzenie nowych wspólników, co może sprzyjać dalszemu rozwojowi firmy. Spółka z o.o. daje możliwość pozyskania wspólników i inwestorów, łatwiejszego zaciągania kredytów, a w niektórych przypadkach – optymalizacji podatkowej. Nie bez znaczenia jest też kwestia wizerunkowa – dla wielu kontrahentów spółka z o.o. jest bardziej wiarygodnym partnerem biznesowym niż jednoosobowa firma.
Do typowych powodów przekształcenia JDG w jednoosobową spółkę z o.o. należą potrzeba przygotowania majątku przedsiębiorstwa do sukcesji, w tym także z wykorzystaniem fundacji rodzinnej.
Podwójne opodatkowanie (CIT od dochodu spółki oraz PIT od wypłaconych dywidend), obowiązkowa pełna księgowość i wyższe koszty obsługi mogą zniechęcać mikroprzedsiębiorców. Spółka przekształcona nie stosuje 9% CIT w roku podatkowym rozpoczęcia działalności i w roku podatkowym bezpośrednio po nim następującym, a właściciel jednoosobowej spółki nadal płaci składki ZUS podobnie jak w JDG.
Zanim podejmiesz decyzję, warto też rozważyć, czy spółka z o.o. jest dla Ciebie lepsza od jednoosobowej działalności gospodarczej w ogólnym rozrachunku – przed podjęciem decyzji warto skorzystać z pomocy profesjonalisty, który wyliczy korzyści finansowe w różnych wariantach prowadzenia biznesu.
Przed przystąpieniem do formalnej procedury przekształcenia warto wiedzieć, że istnieje alternatywna ścieżka. Aport, czyli wkład niepieniężny do spółki z o.o., może dotyczyć także całego przedsiębiorstwa, prowadzonego dotychczas w ramach jednoosobowej działalności gospodarczej. Przedsiębiorstwo to zorganizowany zespół składników majątkowych i niemajątkowych służących do prowadzenia działalności gospodarczej i może być ono przeniesione w drodze jednej czynności prawnej, poprzez wniesienie go w całości do nowo założonej lub już istniejącej spółki.
Zaletami takiego rozwiązania są jego szybkość oraz zmniejszone koszty w stosunku do pełnego kodeksowego przekształcenia. Wadą takiego rozwiązania jest to, że nowa spółka nie staje się z automatu podmiotem praw i obowiązków związanych z prowadzonym wcześniej przedsiębiorstwem, a umowy z kontrahentami muszą być częstokroć aneksowane. To rozwiązanie nie nadaje się także dla spółek, które posiadają szczególne kategorie decyzji administracyjnych, które mogą być przenoszone tylko w ramach przekształceń. Opłacalność tego rozwiązania zależy więc od skali działalności gospodarczej oraz jej specyfiki.
Warto pamiętać, że przekształcenie JDG w spółkę z o.o. jest procedurą sformalizowaną i wymaga przejścia przez kolejne etapy przewidziane w Kodeksie spółek handlowych. W świetle przepisów można je podzielić na trzy etapy: przygotowawczy, z udziałem biegłego rewidenta i decydujący związany z uzyskaniem wpisu do KRS.
Pierwszym krokiem jest przygotowanie sprawozdania finansowego, które stanowi podstawę do ustalenia wartości bilansowej majątku przedsiębiorcy.
Kolejnym etapem procedury jest sporządzenie planu przekształcenia jednoosobowej działalności gospodarczej w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością. Plan ten wymaga zachowania formy aktu notarialnego.
Plan przekształcenia przedsiębiorcy powinien zawierać co najmniej ustalenie wartości bilansowej majątku przedsiębiorcy przekształcanego na określony dzień w miesiącu poprzedzającym sporządzenie planu przekształcenia przedsiębiorcy.
Biegłego wyznacza sąd rejestrowy na wniosek przedsiębiorcy. Obowiązkowym elementem procesu przekształcenia przedsiębiorcy jest sporządzenie planu przekształcenia oraz poddanie go badaniu przez biegłego rewidenta, wyznaczonego przez sąd rejestrowy, w zakresie poprawności i rzetelności.
Po uzyskaniu pozytywnej opinii biegłego rewidenta przedsiębiorca składa oświadczenie o przekształceniu w formie aktu notarialnego. W oświadczeniu wskazuje się m.in. typ spółki (spółka z o.o.), jej firmę, siedzibę, wysokość kapitału zakładowego oraz skład zarządu. Jednocześnie zawierany jest akt założycielski spółki – również w formie aktu notarialnego. Na tym etapie powołuje się też zarząd spółki przekształconej – nic nie stoi na przeszkodzie, by przedsiębiorca powołał siebie samego jako jedynego członka zarządu.
Wniosek o rejestrację spółki z o.o. w Krajowym Rejestrze Sądowym składa się wyłącznie elektronicznie, za pośrednictwem Portalu Rejestrów Sądowych.
Sąd rejestrowy weryfikuje dokumenty i, jeśli nie stwierdzi braków, dokonuje rejestracji spółki. Z chwilą wpisu do KRS przekształcenie jednoosobowej działalności gospodarczej staje się skuteczne. Od tego momentu jednoosobowa spółka kapitałowa działa już jako pełnoprawny podmiot prawa, wstępując we wszystkie prawa i obowiązki przedsiębiorcy przekształcanego.
Warto pamiętać o ważnej kwestii dotyczącej numerów identyfikacyjnych. Przekształcona spółka, jako nowy podmiot, otrzymuje numer KRS.
Po dokonaniu wpisu spółki przekształconej do KRS ostatnim etapem jest wykreślenie działalności gospodarczej z CEIDG. Po dokonaniu wpisu przekształcenia sąd rejestrowy z urzędu przesyła informację o przekształceniu do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG). Mimo to przedsiębiorca ma obowiązek złożenia wniosku o wykreślenie z CEIDG w terminie 7 dni od dnia przekształcenia.
Wyliczając czas trwania przekształcenia działalności gospodarczej w spółkę z o.o., musimy wziąć pod uwagę następujące zmienne: prace przy sporządzeniu sprawozdania finansowego i planu przekształcenia, czas rozpoznawania wniosku o wyznaczenie przez sąd biegłego rewidenta do zbadania planu przekształcenia, przygotowanie opinii przez biegłego rewidenta, czas rejestracji spółki przekształconej.
W praktyce cały proces przekształcenia JDG w spółkę z o.o. trwa od 3 do 6 miesięcy. Proces przekształcenia jest złożony i wymaga precyzyjnego spełnienia wszystkich wymogów formalnych, co często wymaga wsparcia prawnika lub doradcy podatkowego.
Koszty przekształcenia jednoosobowej działalności gospodarczej w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością zależą od zakresu czynności, jakie musi wykonać przedsiębiorca przekształcany. Na łączny koszt przekształcenia wpływają przede wszystkim koszty notarialne, wynagrodzenie biegłego rewidenta za badanie planu przekształcenia, opłaty sądowe za wpis przekształcenia do Krajowego Rejestru Sądowego oraz wynagrodzenie kancelarii za przygotowanie projektów dokumentów i wsparcie w całym procesie przekształcenia.
Szczegółowe pozycje kosztowe kształtują się następująco:
Na procedurę przekształcenia przedsiębiorcy w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością składają się w praktyce następujące koszty: ok. 1 000–1 500 zł netto – koszt ustalenia wartości bilansowej majątku przedsiębiorcy (księgowy lub rewident), sporządzenie planu przekształcenia spółki przez notariusza, 300 zł – opłata sądowa od wniosku o wyznaczenie biegłego rewidenta do zbadania planu przekształcenia, ok. 1 500–5 000 zł netto – opinia biegłego rewidenta (koszt zależy od wielkości przedsiębiorstwa oraz liczby składników majątku; im wyższa suma bilansowa, tym wyższe wynagrodzenie).
Koszt złożenia wniosku do KRS o rejestrację przekształcenia w spółkę z o.o. wynosi 600 zł, na który składa się opłata sądowa w wysokości 500 zł oraz opłata za ogłoszenie w MSiG w wysokości 100 zł.
Ostateczny całkowity koszt przekształcenia jednoosobowej działalności gospodarczej w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością będzie wypadkową kilku czynników. Podstawowym z nich jest skala prowadzonej dotychczas działalności – wielkość przedsiębiorstwa, od niej bowiem zależy koszt opinii biegłego rewidenta, który zazwyczaj jest największą z opłat. Kolejnym czynnikiem jest wysokość kapitału zakładowego docelowej spółki, która będzie warunkowała wysokość wynagrodzenia notariusza, jak również podatek od czynności cywilnoprawnych.
Im większa będzie spółka, tym większe będą koszty oferowanego wsparcia księgowego. Przede wszystkim należy tu wspomnieć o konieczności prowadzenia pełnej księgowości, obowiązku składania corocznych sprawozdań finansowych, a także większym stopniu sformalizowania w stosunku do JDG.
W doktrynie nie budzi wątpliwości, że przekształcenie JDG w spółkę z o.o. może być traktowane jak przejście zakładu pracy w myśl przepisów Kodeksu pracy. Umowy z pracownikami przechodzą automatycznie na nowego pracodawcę zgodnie z zasadą kontynuacji.
Jedną z najczęstszych wątpliwości przedsiębiorców jest kwestia odpowiedzialności za zobowiązania zaciągnięte przed przekształceniem. Jeżeli przedsiębiorca planuje w ten sposób uniknąć odpowiedzialności za długi firmowe, to nie jest to dobry kierunek. Zgodnie z KSH bowiem, przedsiębiorca przekształcany ponosi wraz ze spółką solidarną odpowiedzialność za długi powstałe przed dniem przekształcenia.
Przekształcenie działalności w spółkę w celu zmniejszenia odpowiedzialności przedsiębiorcy ma sens, ponieważ po wpisie do KRS za nowe zobowiązania odpowiada spółka, a nie wspólnik.
Przekształcenie JDG w spółkę z o.o. to jedno z najważniejszych decyzji w życiu przedsiębiorcy. Przekształcenie działalności w spółkę z o.o. daje realne korzyści: ogranicza odpowiedzialność osobistą, otwiera drogę do pozyskania inwestorów, poprawia wiarygodność firmy i umożliwia skorzystanie z preferencyjnych form opodatkowania. Jednocześnie jest to procedura sformalizowana, kosztowna i czasochłonna – wymagająca udziału notariusza, biegłego rewidenta i sądu rejestrowego.
Przekształcenie JDG w spółkę z o.o. ma sens przede wszystkim wtedy, gdy firma osiągnęła odpowiednią skalę działalności, a ryzyko osobiste przedsiębiorcy stało się zbyt duże. Nie jest natomiast rozwiązaniem dla mikroprzedsiębiorców, którzy dopiero zaczynają działalność lub których przychody nie uzasadniają wyższych kosztów obsługi prawnej i księgowej. Każda decyzja powinna być poprzedzona indywidualną analizą – skonsultuj się z doświadczonym prawnikiem lub doradcą podatkowym, zanim podejmiesz ostateczny krok.
Pomoc przedsiębiorcom oraz konsumentom świadczę od 2017 r. Jestem wyspecjalizowanym prawnikiem w dwóch obszarach. Doradzam startupom, zakładam i obsługuję spółki. Dodatkowo prowadzę procesy sądowe w sporach bankowych, pomagam konsumentom odzyskiwać nienależne świadczenia pobrane przez bank.